青岛企业在借用外债备案时，需要准备以下材料：

企业基本信息材料：

营业执照副本

组织机构代码证（如已合并为统一社会信用代码，则无需单独提供）

税务登记证（如已合并为统一社会信用代码，则无需单独提供）

法定代表人身份证明文件

企业章程

财务状况证明：

经审计的近三年财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等

企业信用评级报告（如有）

外债合同及附件：

外债合同或意向书

借款合同及补充协议（如有）

内部决策文件：

董事会或股东会决议文件，证明申请外债已获企业内部Zui高权力机构审议通过

资金使用计划与还款计划：

详细说明外债资金的具体用途、预期效益及还款资金来源和时间安排

担保合同及担保人资料（如有）：

担保合同及其补充协议

担保人的身份证明文件及资质证明

其他相关文件：

申请书，包含企业基本信息、借款金额、期限、利率、用途等

经办人身份证明文件

准备阶段：

明确自身条件：企业需在青岛依法设立、具有独立法人资格，经营状况良好且信用记录良好，有稳健的财务状况，资产负债率合理，盈利能力能够支撑外债的偿还。同时，内部治理结构要完善，财务管理制度要健全。

确定外债要素：根据企业自身的资金需求、债务承受能力等，合理确定外债的规模、用途、期限、利率等基本要素，并确保外债资金用途符合国家产业政策和宏观调控要求。

提交申请阶段：

网上登记：申请人按要求将申请材料准备齐全后，登录国家发展改革委门户网站“政务服务”频道进行网上登记，填写申请表单并上传电子材料。

报送纸质材料：网上登记完成后，同步将纸质版材料报送至政务服务大厅，建议不晚于债券发行或贷款提款前45个工作日提交申请材料。

审核阶段：

形式审查：政务服务大厅收到申请材料后，窗口工作人员会对申请材料进行形式审查，审查合格的予以接收。

复审与受理：承办司局收到申请材料后，会对申请材料进行复审，审查合格的予以受理。自受理之日起7个工作日内，在外债总规模限额内出具《企业借用外债备案登记证明》。

结果告知阶段：

备案结果信息通过短信形式告知。中央管理企业和金融机构的备案登记证明将通过文件交换系统送至集团总部，地方企业的备案登记证明将通过文件交换系统送至省级发改委。审核通过后，企业可在政务服务大厅网上政务服务平台自行下载打印备案登记证明，或根据相关通知要求获取电子版证明，企业凭此证明可办理外债资金的结汇和入境手续。

以上即为青岛企业借用外债备案所需材料及办理流程的详细介绍，企业在办理过程中应确保材料的真实性、准确性和完整性，并严格遵守相关法律法规。